1. Considérations d’ordre général

Ce texte décrit les conditions et modes d’utilisation préconisés d’Internet au sein de l’UES CANON. CANON France SAS, par la Direction Informatique, pilote, met en oeuvre et supervise les moyens informatiques de l’UES CANON. C’est à ce titre que CANON France SAS est régulièrement cité dans la présente charte.

Les aspects suivants ont été pris en considération lors de l’élaboration de la présente Charte d’utilisation d’Internet :

1. Internet existe sous plusieurs formes, dont notamment l’e-mail (via l’internet et l’intranet), le World Wide Web (pour surfer), le transfert de fichiers (pour échanger des fichiers), l’Usenet (groupes de discussion), la voix sur IP (communication téléphonique) ou toute autre forme de transfert d’informations sur IP (protocole internet) ;
   
   

2. L’utilisation d’Internet est souvent nécessaire pour effectuer un travail. Toutefois, une utilisation incorrecte ou inappropriée coûte en temps et en ressources humaines, ainsi qu’en ressources matérielles. Les risques inhérents à chaque forme d’utilisation d’Internet sont nombreux ;
   
   

3. Pour éviter de tels risques, CANON France SAS est en droit d’ériger des règles concernant l’exécution du travail, ainsi que des règles visant à promouvoir l’utilisation d’Internet en conformité avec les besoins professionnels. Par conséquent, après consultation des instances représentatives du personnel, CANON France SAS a mis en œuvre la présente Charte d’utilisation d’Internet ;

Pour prévenir de tels risques, CANON France SAS entend établir et faire connaître des règles concernant l’utilisation d’Internet en conformité avec les besoins professionnels.


4. Compte tenu des risques inhérents à l’utilisation d’Internet, le collaborateur est tenu d’avoir une conduite professionnelle et loyale ;

Compte tenu des risques inhérents à l’utilisation d’Internet, notamment :

• dégradation du matériel mis à disposition ;

• perturbation du fonctionnement des réseaux ;

• introduction et généralisation potentielle de virus ;

• facilitation d’accès à des utilisateurs extérieurs malveillants ;

• Téléchargement illicite de fichier sans respect des législations en vigueur en matière de copyright et de droit d’auteur (par exemple : musique, vidéo, logiciel protégé …);

le collaborateur est tenu d’avoir une conduite professionnelle loyale et conforme à cette charte.

5. L’utilisation d’Internet peut être enregistrée. Cet enregistrement permet à CANON France SAS de prendre des mesures afin d’assurer la continuité de l’infrastructure technique, de parer aux interruptions d’activité et autres (dommages financiers), et de surveiller que l’utilisateur respecte la présente Charte d’utilisation d’Internet ; Cet enregistrement exclue tout contrôle ou supervision qui serait contraire à la protection légale dont bénéficie le courrier électronique.
   
   
   

6. La surveillance de l’utilisation d’Internet peut survenir en cas de présomption de non-respect de la présente Charte d’utilisation d’Internet. Le non-respect de quelque partie que ce soit de la Charte d’utilisation d’Internet pourrait entraîner une action disciplinaire ou toute autre action légale, en fonction notamment de la gravité, du caractère délibéré ou répété et/ou des conséquences engendrées.

 

7. La présente Charte d’utilisation d’Internet relative à Internet porte sur 
   

• l’utilisation d’Internet telle que stipulée par CANON France SAS à des fins professionnelles ;

• les circonstances dans lesquelles CANON France SAS décide de surveiller, de recueillir et d’enregistrer des informations concernant une personne identifiée ou identifiable.

2. Champ d’application

CANON France SAS peut accorder à chaque collaborateur le droit d’utiliser (une partie d’) Internet. Une telle utilisation est soumise à la présente Charte d’utilisation d’Internet.

3. Informations générales

1. Le collaborateur peut, avec le matériel qui est mis à sa disposition par l’entreprise, utiliser (une partie d’) Internet si CANON France SAS lui en accorde le droit. CANON France SAS peut mettre fin au droit du collaborateur d’utiliser (une partie d’) Internet, immédiatement et sans préavis. L’entreprise peut notamment mettre fin à ce droit :

- dans le cadre d’une modification des droits donnés à tout ou partie des collaborateurs,
- de façon individuelle si un droit n’est plus nécessaire à l’exercice de l’activité d’un collaborateur,
- de façon individuelle suite à un usage non-conforme à la présente charte.

2. CANON France SAS se réserve le droit de restreindre l’accès à certains sites Web. Ces derniers incluent notamment des sites Web dont le contenu est à caractère pornographique, raciste, discriminatoire ou divertissant – dont la définition reste à l’appréciation de CANON France SAS. Cependant, l’accès ne saurait être restreint sans motifs valables.

3. D’une façon générale, un collaborateur devrait adopter, en cas d’échange électronique, une attitude correcte dès lors qu’il porte l’image de CANON.
   
   
   

4. Utilisation

1. Le collaborateur doit utiliser Internet à des fins professionnelles. Son utilisation doit par conséquent être liée aux tâches et activités relatives au travail du collaborateur. Cette utilisation doit respecter l’ensemble des règles et règlements imposés par CANON France SAS à tous moments.

2. Le collaborateur peut, avec le matériel mis à disposition par l’entreprise, utiliser Internet accessoirement et ponctuellement à des fins privées. Cette utilisation accessoire et ponctuelle est permise tant s’agissant de connexion à partir d’un poste fixe que pour des connexions distantes (via RTC). Une telle utilisation ne doit pas interférer dans le travail du collaborateur. Cette utilisation doit respecter l’ensemble des règles et règlements imposés par CANON France SAS à tout moment et notamment ceux inclus dans la présente charte.

3. L’identifiant utilisateur et le mot de passe du collaborateur sont strictement personnels et ne doivent être communiqués en aucune circonstance. Ceux-ci pourront cependant être communiqués en cas de nécessité professionnelle (exemple : information demandée par le support informatique pour porter assistance à un collaborateur).

4. Le système informatique mis à disposition par CANON France SAS ou l’une de ses filiales ne doit pas être laissé sans surveillance lorsqu’il est allumé. Lorsque le collaborateur laisse le système informatique sans surveillance, le collaborateur est tenu de verrouiller son écran en le protégeant par un mot de passe ou de mettre fin à sa session.

5. Le trafic Internet entrant peut être enregistré et analysé à la recherche de virus ou de tout autre contenu nuisible – à la discrétion de CANON France SAS. Si le trafic renferme un tel contenu, il pourra être automatiquement bloqué. Si, malgré cela, un collaborateur constate une telle situation, il est tenu d’en informer immédiatement le Support informatique.

6. L’infrastructure de communication électronique est exposée à un genre spécifique de vulnérabilité. En raison de cela, le collaborateur doit respecter ce qui suit :

1. Le téléchargement de fichiers quels qu’ils soient est interdit, sauf si nécessaire à l’exécution du travail du collaborateur, ou bien alors avec l’autorisation préalable de son responsable hiérarchique. Il est à l’entière discrétion du responsable hiérarchique d’accorder ou non cette autorisation. Toute autorisation devra toujours être accordée sous réserve que le collaborateur respecte personnellement les éventuelles redevances et licences d’utilisation des logiciels applicables, au cas où le collaborateur téléchargerait ce fichier à des fins autres que professionnelles.

2. Les informations commercialement sensibles, dont la définition reste à l’appréciation de CANON France SAS, ne doivent être envoyées à aucune personne ou entité en dehors du groupe CANON sans l’autorisation préalable du responsable hiérarchique du collaborateur, et leur communication doit toujours se faire conformément aux obligations de confidentialité applicables. Si cette autorisation préalable est accordée, la transmission doit toujours être faite, si CANON France SAS l’impose, au moyen d’une méthode de cryptage approuvée par CANON France SAS. Les informations confidentielles sont toujours considérées comme des informations commercialement sensibles.

3. Il est interdit de surcharger l’infrastructure informatique de CANON France SAS, par exemple en générant de grandes quantités de trafic de données, entre autres en participant à des groupes de discussion ou en s’inscrivant à des transmissions générées automatiquement (par exemple des magazines en ligne ou des lettres d’information), si ce trafic de données n’est pas en rapport avec l’activité de CANON France SAS.

Si le collaborateur se rend compte qu’il a involontairement violé la sécurité, en interne ou en dehors de l’organisation de CANON France SAS, il doit en informer immédiatement le support informatique ainsi que sa hiérarchie.

7. Sans préjudice de ce qui précède, les cas suivants d’utilisation d’Internet sont interdits :

1. Connexion, local ou distante, au réseau de l’entreprise avec un autre matériel que celui mis à disposition par l’entreprise, sauf dérogation de la hiérarchie ;

2. visiter tous types de sites Web à caractère choquant, notamment pornographique, raciste, discriminatoire, sexiste ;

3. visualiser, télécharger ou diffuser tous types de documents à caractère choquant, notamment pornographique, raciste, discriminatoire et sexiste ;

4. télécharger et/ou diffuser tous types de documents et/ou logiciels piratés ou en contravention avec les règles internationales en vigueur en matière de droit d’auteur et de copyright ;

5. utilisation contrevenant aux lois locales ou internationales, notamment l’obtention ou la tentative d’obtention de l’accès non autorisé à un système ou à un site, en interne ou en dehors de l’organisation de CANON France SAS ;

6. se livrer à des activités via Internet, notamment l’envoi d'e-mails pour des gains personnels, la participation à des concours ou à des jeux de hasard en ligne de quelque nature que ce soit, sauf si ces activités ont été organisées par ou sur les instructions de CANON France SAS ou de l’une de ses filiales

Au cas où le collaborateur recevrait des documents non sollicités de cette nature, ou en rapport avec de tels documents, il doit en informer immédiatement le support informatique et sa hiérarchie.

8. Nonobstant l’obligation du collaborateur de ne pas se livrer à des actes illégaux ou à des comportements immoraux sur Internet, celui-ci est par ailleurs tenu de s’abstenir d’envoyer des e-mails :

1. anonymes ou sous un faux nom ;

2. à caractère menaçant, choquant, pornographique, raciste, sexiste ou discriminatoire ;

3. sous forme de chaînes ;

4. dans le seul but de harceler le ou les destinataires.

Au cas où le collaborateur recevrait des documents non sollicités de cette nature, ou en rapport avec de tels documents, le collaborateur doit en informer immédiatement le support informatique et sa hiérarchie.

5. Surveillance et supervision

1. Tout outil logiciel de supervision et/ou de contrôle fera l’objet de la déclaration idoine à la CNIL.

2. CANON France SAS effectuera des vérifications afin de superviser et garantir la sécurité et l’intégrité de l’infrastructure réseau et de vérifier si l’utilisation est conforme à la présente Charte d’utilisation d’Internet. Ceci concerne notamment les attaques virales, les tentatives de pénétration et/ou de scannage de notre réseau …

3. Cette supervision consistera également à contrôler, de façon aléatoire, l’utilisation de la liaison Internet, et portera entre autres sur les sites Web visités. Dans un premier temps, cette supervision aura lieu en fonction de données accumulées qui ne seront pas liées à une personne identifiée ou identifiable.

4. Au cas où les contrôles au hasard révèleraient qu’un collaborateur utilise (une partie d’) Internet d’une manière contrevenant à la présente Charte, ou si CANON France SAS a des preuves substantielles concernant une telle utilisation (à savoir des plaintes ou des signalements émanant d’autres personnes, en interne ainsi qu’en dehors de l’organisation de CANON France SAS, ou des pannes ou interruptions de l’infrastructure réseau apparemment causées par les actions de l’employé), CANON France SAS est alors en droit de reproduire, d’examiner toute activité réalisée par le collaborateur concerné sur Internet sans préjudice des dispositions des dispositions légales relatives au courrier électronique.

5. La surveillance ne se fera que sur une période de temps donnée. La durée initiale de surveillance est fixée à deux (2) semaines ; celle-ci peut être prolongée pour une durée supplémentaire si CANON France SAS le juge nécessaire.

6. Un responsable ayant des raisons importantes pour que l’utilisation d’Internet soit spécialement surveillée doit le notifier par écrit à la Direction des Ressources Humaines et à la Direction des Systèmes d’Informations. Toutes les personnes impliquées dans ces activités de surveillance sont tenues à la confidentialité et tous les résultats découlant de cette surveillance ainsi que toutes les communications y relatives devront être traités comme strictement confidentiels. Seule la Direction des Systèmes d’Informations est autorisée à effectuer les activités de surveillance mentionnées dans la présente Charte d’utilisation d’Internet. La Direction des Systèmes d’Informations ne peut procéder à ces activités de surveillance qu’après en avoir reçu l’ordre de la Direction des Ressources Humaines ou la Direction Générale. La Direction des Ressources Humaines et la Direction des Systèmes d’Informations sont tenues de garder confidentielles toutes les informations générées par ces activités de surveillance. Ni la Direction des Ressources Humaines ni la Direction des Systèmes d’Informations ne peuvent permettre l’accès à ces informations, sauf si la Direction Générale l’autorise.

7. Les données recueillies seront supprimées au plus tard six (6) mois après avoir été acquises. Seules les données liées à une procédure en cours pourront être conservées au-delà de ce délai.

8. Dans le respect de la vie privée et du secret de la correspondance, CANON France SAS s’engage à ne pas prendre connaissance, sans le consentement de l’intéressé des messages électroniques " personnels " envoyés ou reçus par lui grâce à un outil informatique mis à sa disposition à titre professionnel par CANON France SAS

 

6. Divers

1. La Direction Générale de CANON France SAS se réserve la possibilité, s’agissant d’un domaine où et la technologie et les règles légales sont en constante évolution, d’apporter des précisions ou compléments d’information en matière d’usage d’Internet.

2. La présente Charte a été, conformément aux dispositions de l’article L.122-36 Code du travail soumis au Comité d’établissement ainsi qu’au CHSCT pour avis des organismes ci-dessus mentionnés et a été transmis à L’Inspection du Travail.

3. Un exemplaire a été déposé au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes

4. La présente Charte entrera en vigueur le 1er mars 2004. Préalablement à sa mise en oeuvre, un exemplaire sera adressé à chaque collaborateur disposant d’un outil informatique. Elle sera également remise à tout nouveau collaborateur disposant d’un outil informatique.