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Politique micro-informatique - Canon France Version 0.9 en date du 01.06.2001 Responsabilité: Direction des Systèmes d'information - DSI couramment utilisée dans le texte signifie " Direction des Systèmes d'information ". - La help-line, couramment référencée dans le document, peut être contactée à Courbevoie au poste 7007 (ou au #3927007 par le système Cristal, ou au 01.41.99.70.07 sans Cristal>.
1- Objet - Principes de base Cette politique décrit les règles de base nécessaires à l'utilisation correcte et efficiente d'un équipement micro-informatique. Il est rappelé que les équipements confiés font partie des biens de Canon France et pour lesquels Canon France a réalisé un investissement. Le terme " utilisateur" regroupe l'ensemble des salariés de Canon France, ainsi que toutes les personnes auxquelles Canon France remet un équipement pour exercer leur mission (prestataires, intérimaires...). L’appellation " équipement " regroupe tous les logiciels (enregistrés sur les micros ou sur des supports de Sauvegarde) et les différents matériels suivants:
Les acquisitions d'un équipement, réalisées à titre personnel, n'entrent pas dans le cadre de cette politique. En aucun cas, la DSI n'intervient sur ces équipements : pas d'installation de logiciels, pas de réparation, pas d'assistance, etc. L'équipement est remis à l'utilisateur dans le cadre de l'accomplissement de sa mission. L'utilisateur doit respecter ces équipements et apporter toutes précautions nécessaires pour prévenir d'éventuels dommages, perte ou vol.
2- Domaine d'application Chaque utilisateur, qui se verra remettre un équipement micro par Canon France, dans le cadre de sa fonction, se doit d'accepter et de respecter cette politique. Cette politique sera remise à chaque utilisateur, de façon à ce qu'il prenne conscience de ses obligations, eu égard à cet équipement. Ce document sera consultable sur l'espace intranet de la DSI. En outre, pour l'utilisation d'un équipement hors des locaux Canon, y compris un équipement portable (micro-ordinateur portable, assistant personnel...), une note attestant la remise de cet équipement à l'utilisateur, portant mention du type d'équipement, numéro de série, contenu détaillé, modalités de restitution, sera signée par l'utilisateur, à qui il sera remis une copie.
3- Processus d'acquisition d'un équipement micro-informatique La dotation d'un équipement se fait au travers du plan d'investissement établi en fin de chaque année (octobre - novembre). En cours d'année, un équipement dont l'acquisition n'aurait pas été prévue (création de poste par exemple), fera l'objet d'une demande d'achat signée par la Présidence. L'acquisition d'un équipement se fera à travers une " demande d'achat" adressée à la DSI, et faisant référence au plan d'investissement. La DSI examinera chaque " demande d'achat ". La DSI se réserve la possibilité de recommander une solution différente de la demande, en terme de quantité ou modèle. Il est possible que la DSI utilise des équipements disponibles dans son stock, selon la nature de l'utilisation. Il existe un écart de temps entre la réception de la " demande d'achat " et la livraison réelle des équipements. La DSI demande au moins 3 semaines entre ces 2 événements. Le choix de ces équipements est sous la responsabilité de la DSI. Dans la plupart des cas, le choix se portera sur un équipement standard. Dans certains cas particuliers le choix des équipements sera fait conjointement avec les directions fonctionnelles.
4-Installation I Gestion de l'équipement Chaque équipement est pré installé par la DSI, qui se charge de le paramétrer tel qu'il se doit, et le référence dans son fichier de suivi de matériels. (Pour les micros, se référer au chapitre dédié aux logiciels pour plus d'informations.) La personnalisation d'un équipement pourra se faire uniquement à travers les outils fournis d'origine (exemple; les écrans de veille fournis dans Windows peuvent être utilisés). Un matériel est définitivement attaché à une fonction (un métier), et non à une personne. En aucun cas, une personne, quittant une fonction pour une autre, n'emmènera son équipement informatique (sauf accord préalable écrit de la DSI, dans le cadre de la gestion du parc). En aucun cas, un équipement micro ne quittera un lieu géographique pour un autre (sauf accord préalable écrit de la DSI, dans le cadre de la gestion du parc). Aucune modification, de quelque nature que ce soit, ne doit être apportée par l'utilisateur, de son propre fait, à l'équipement qui lui est remis. Si un équipement devenait inutilisé, il devra être systématiquement retourné à la DSI, qui se chargera de sa nouvelle destination (ré affectation I destruction).
5- Logiciels: responsabilité a - Gestion des licences La gestion des licences des logiciels est assurée par la DSI. Tous les contrats qui doivent être signés avec les éditeurs et fournisseurs doivent être transmis pour acceptation finale, à la DSI.
b - Standard d'installation Un standard logiciel est maintenu à jour par la DSI. C'est celui qui est installé, par défaut, sur chaque micro. Ce standard est consultable sur intranet. A ce jour, il est le suivant: Système d'exploitation : - Windows 95 ou Windows 98 ou Windows NT Autres logiciels :
La DSI a la possibilité de modifier ces standards à tout moment, en cas de nécessité. Elle en avertira les utilisateurs. REMARQUE: ce standard est appliqué à la majorité des postes. Toutefois, il peut être différent pour certains métiers (voir sur intranet).
c - Hors standard Tous les logiciels, non répertoriés dans cette liste, doivent faire l'objet d'une demande justifiée auprès de la DSI, qui l'acceptera ou non. Si le logiciel demandé fait partie de la liste de logiciels connus et maintenus par la DSI, la DSI procédera alors à son installation. Si le logiciel demandé ne fait pas partie de cette liste, la DSI se réserve la possibilité de proposer un logiciel différent mais disposant des mêmes fonctionnalités et pour lequel elle a des compétences. Aucun logiciel ne sera installé sur un micro-ordinateur sans avoir, au préalable, été validé et approuvé par la DSI. Aucune personne autre qu'un membre de la DSI n'est autorisée à installer un logiciel, quel qu'il soit, y compris un écran de veille, un gestionnaire de souris, un accès gratuit à Internet, etc. La présence de tout logiciel ne faisant partie ni du standard, ni de la liste des logiciels connus et maintenus ou approuvés, sera notifiée à l'utilisateur et à son supérieur hiérarchique. La suppression d'un logiciel irrégulier se fera par un membre de la DSI, en présence de l'utilisateur et de son supérieur hiérarchique. L'irrégularité peut être constatée soit lors d'une intervention technique, réalisée sur le micro-ordinateur, en commun accord avec l'utilisateur, soit lors de l'inventaire logiciel réalisé sur chaque micro, de manière automatique et régulière. REMARQUE 1: la DSI reconnaît la nécessité d'utiliser certains logiciels spécifiques qui n'entrent pas dans le cadre de cette procédure. Ces logiciels seront mentionnés sur l'attestation que signe l'utilisateur à la remise de cet équipement. REMARQUE 2 : certaines situations nécessitent l'utilisation d'un logiciel ne répondant à aucun des critères ci-dessus (standard ou spécifique). La DSI admet que des utilisateurs, ayant certaines fonctions, installent, de manière temporaire, un logiciel, selon les conditions énoncées ci-dessous. Les fonctions autorisées seront identifiées conjointement par la DSI et leur direction fonctionnelle. Il sera fait état de cette particularité dans les documents intranet. Les conditions à respecter sont les suivantes: 1- le logiciel devra être désinstallé, proprement, dès les tests réalisés, de façon à ne pas pénaliser l'entreprise pour l'usage illicite d'un logiciel non couvert par une licence; 2- le logiciel ne viendra pas perturber l'installation existante, et de fait, nécessiter la réinstallation complète du micro; 3- dans le cas où cette réinstallation s'avérerait nécessaire, l'utilisateur avertira la help line du dysfonctionnement de son micro et de l'origine de ce dysfonctionnement. Il est entendu que l'utilisateur ne pourra obtenir la certitude de récupérer son micro dans les meilleurs délais.
d - Cas particulier du logiciel antivirus: Les virus sont une forme de programme informatique, de module ou de macro, qui s'immiscent de manière invisible, dans les micros et les fichiers, et peuvent causer des dommages. Ils sont véhiculés, de manière intentionnelle ou non, soit à travers Internet, soit à travers le réseau d'entreprise, soit par des disquettes ou tout autre support magnétique. La meilleure manière de s'en protéger est d'utiliser un anti-virus, ce qu'a fait Canon France. Chaque micro installé par la DSI est équipé d'un anti-virus. Toutefois, de nouveaux virus sont créés quasi quotidiennement. L'antivirus ne devient efficace que lorsque l'éditeur du logiciel en a eu connaissance et les a inclus dans ses programmes d'éradication. L'entreprise reste donc vulnérable pendant cette période, autant dire en permanence. Respecter les précautions minimales suivantes permettra d'éviter un certain nombre de virus
En cas d'alerte virale identifiée, ou en cas de problème lors de la détection de virus, la help line doit être systématiquement alertée.
6- Matériel (équipement) : responsabilité
a - conditions générales d'utilisation des matériels L’équipement est remis à l'utilisateur dans le cadre de l'accomplissement de sa mission. L'utilisateur doit respecter ces équipements et apporter toutes précautions nécessaires pour prévenir d'éventuels dommages, perte ou vol. Les micro-ordinateurs doivent être éteints tous les soirs (partie " unité centrale " uniquement). Aucune modification, de quelque nature que ce soit, ne doit être apportée par l'utilisateur, de son propre fait, à l'équipement qui lui est remis. En cas d'échange d'un équipement, l'ancien équipement sera restitué à la DSI dans son intégralité, tel qu'il a été remis initialement, c'est à dire, y compris l'écran, le clavier, la souris, les câbles d'alimentation électrique, les câbles réseau, les câbles modem, etc. Cette liste n'est pas exhaustive. Lorsqu'un équipement devient inutilisé, il sera immédiatement retourné à la DSI. Si un équipement devait être transféré (dans un autre bureau, dans un autre local), la DSI devrait en être préalablement informée (voir $ 4), afin de pouvoir émettre les recommandations et conseils techniques appropriés.
b - Standard Un standard des matériels est tenu à jour par la DSI. La DSI fait évoluer ce standard en fonction des besoins et du marché. La DSI détermine le standard à utiliser au moment du traitement de la " demande d'achat "
c - Hors standard Tous les matériels ne faisant pas partie des standards de la DSI, feront l'objet d'une étude particulière. La DSI se réserve la possibilité de fournir un matériel différent mais disposant des mêmes fonctionnalités. Aucun matériel ne sera installé sans avoir, au préalable, été validé et approuvé par la DSI. Aucune personne autre qu'un membre de la DSI, n'est autorisée à installer un matériel, quel qu'il soit. La présence de tout matériel ne faisant pas partie du standard et n'ayant pas été validé et approuvé par la DSI, sera notifiée à l'utilisateur et à son supérieur hiérarchique. La suppression d'un matériel irrégulier se fera par un membre de la DSI, en présence de l'utilisateur et de son supérieur hiérarchique. L'irrégularité peut être constatée lors d'une intervention technique.
7- Maintenance de l'équipement La gestion de la maintenance de chaque équipement micro-informatique est sous la responsabilité de la DSI. Tout équipement qui vient à présenter des dysfonctionnements doit être signalé à la help line de la DSI, qui réagira en fonction du statut de maintenance de cet équipement.
8- Gestion des données: responsabilité a - Stockage Chaque utilisateur d'un micro-ordinateur a, à sa disposition sur son serveur, un espace réservé, où il devra déposer toutes ses données sensibles. Par " sensible ", on entend :
b - Sauvegarde La DSI est responsable de la sauvegarde des données qui ont été déposées sur les serveurs. Les règles de sauvegarde sont les suivantes:
La DSI n'est pas responsable de la sauvegarde des données qui restent sur les disques durs de chaque micro.
c - Support de sauvegarde - Impression des documents Un document ne sera imprimé, ou un fichier ne sera sauvegardé sur un support externe (disquettes, CD ou tout autre support), qu'en cas d'absolue nécessité, ceci afin de respecter la confidentialité des informations et afin de ne pas faciliter le vol d'informations. Les documents imprimés sur support papier, transparents, etc, doivent l'être à bon escient et dans un souci constant d'économie sur les consommables. Les documents imprimés, devenus inutiles ou obsolètes, doivent être soit détruits a l'aide d'un destructeur de documents, soit déposés dans les containeurs prévus a cet effet.
d - Réinstallation du micro En cas de reformatage (effacement complet et réinstallation) du poste micro, jugé nécessaire par la DSI, seul le répertoire " C:\Mes Documents " sera sauvegardé et restitué. Si des informations sont stockées ailleurs que dans " C:\Mes Documents ", leur sauvegarde est à la charge de chaque utilisateur. Tous les fichiers qui ne seraient pas présents dans " C:\Mes Documents ", ou que chaque utilisateur n'aurait pas pris la précaution de sauvegarder lui-même, seront purement et simplement perdus.
e - Règles d'usage Pour éviter un usage illégal du micro et de ses données, chaque utilisateur: - doit éteindre son micro (principalement la partie " unité centrale ") à la fin de chaque journée; -ne doit jamais divulguer ses codes d'accès et ses mots de passe à quiconque (hormis aux membres de la DSI chargés de l'installation I réinstallation de son micro).
9- Messagerie d'entreprise La messagerie d'entreprise est un outil de travail mis à disposition des utilisateurs pour les besoins professionnels de leur fonction. Elle ne doit donner lieu à aucune utilisation abusive (transmissions d'informations à caractère non professionnel, petites annonces etc.). L'entreprise se réserve un droit de regard sur le nombre, le volume et les destinataires des messages électroniques qui circulent.
10- Internet L'internet est un outil de travail mis à disposition des utilisateurs pour les besoins professionnels de leur fonction. Il ne doit donner lieu à aucune utilisation abusive. L'entreprise se réserve un droit de regard sur l'usage qui peut être fait de l'Internet, par l'enregistrement des adresses URL utilisées, les temps de connexion à ces adresses et les volumes de données qui circulent. Canon France se réserve le droit d'interdire l'accès à certains sites. De la même façon, Canon France se réserve la possibilité de restreindre l'accès à l'Internet aux utilisateurs qui en ont la nécessité de par la nature des tâches qu'ils accomplissent.
Il - Connexion à distance Un équipement peut se connecter par liaison téléphonique aux environnements informatiques Canon. Cette connexion est autorisée uniquement aux équipements qui ont été préparés en ce sens et remis par Canon. Par conséquent, un équipement privé n'est pas autorisé à utiliser cette connexion. Les règles édictées dans cette politique sont applicables quel que soit l'endroit depuis lequel est réalisée cette connexion (locaux Canon ou hors locaux Canon). La demande de l'équipement, nécessaire à la connexion à distance, sera exprimée par le supérieur hiérarchique. L'équipement sera remis dans le cas où la DSI aura approuvé la possibilité et de la nécessité. La connexion à distance est réservée à un usage professionnel. Elle ne doit donner lieu à aucune utilisation abusive. L'entreprise se réserve un droit de regard sur l'usage qui peut être fait de cette connexion, par l'enregistrement des dates, durée de connexion et nom de l'utilisateur.
12- Assistance utilisateur La hiérarchie doit s'assurer que chaque utilisateur dispose des compétences nécessaires à l'utilisation de son micro-ordinateur. Tout dysfonctionnement matériel doit être signalé a la help line de la DSI, comme vu au paragraphe " Maintenance de l'équipement ". Toute demande d'assistance, en terme d'utilisation des logiciels, sera formulée à la DSI, qui apportera l'aide jugée nécessaire
13- En cas de vol d'un équipement micro-informatique Si un matériel micro venait à être volé, son utilisateur doit obligatoirement faire une déclaration de vol auprès du commissariat, dans un délai de 48 heures après constatation du sinistre. Se référer à la procédure " Déclaration de vol ", numéro SGE 04, dans l'intranet, pour tous les détails du processus.
14- Observation de la politique - Sanctions Dans le cas où la DSI viendrait à constater la non observation de cette politique par un utilisateur, elle pourra en avertir, par écrit, l'utilisateur et son supérieur hiérarchique après consultation de la Direction des Ressources Humaines. Si la situation devait persister, sans aucune amélioration visible, l'entreprise pourrait appliquer les sanctions disciplinaires prévues dans le règlement intérieur.
15- Cas exceptionnels Pour les cas exceptionnels, qui n'entreraient pas dans le cadre de cette politique, une solution, au cas par cas, sera étudiée, conjointement entre la DSI et l'utilisateur. Un document sera écrit, pour décrire chaque solution apportée.
16- Mise à jour de la politique La DSI tiendra cette politique à jour, après consultation des directions " Juridique " et " Ressources Humaines ". La DSI informera les utilisateurs des modifications apportées. La politique sera disponible sur l'espace intranet de la DSI.
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